Должностная инструкция секретаря руководителя: как ее составить?

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

  • к какой категории сотрудник принадлежит;
  • кому он подчиняется;
  • кем назначается и освобождается от должности;
  • кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

  • организационной структуры;
  • норм делового общения;
  • организации делопроизводства;
  • основ гражданского и трудового законодательства;
  • правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
  • прикладных программ;
  • машинописи;
  • правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

  • действующим законодательством;
  • уставом предприятия;
  • руководящей документацией предприятия;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

  • прием посетителей;
  • прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
  • получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
  • проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
  • осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
  • составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
  • подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
  • организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
  • контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
  • формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
  • выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

  • принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
  • отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
  • предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
  • получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
  • направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
  • информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
  • получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

  • несанкционированное представление интересов организации;
  • результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия;
  • неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
  • причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
  • нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
  • нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

  • школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2
  • колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB
  • техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Источник: https://specworkgid.com/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

  1. Среднее, высшее образование;
  2. Стаж работы;
  3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
  4. Знание основ делопроизводства;
  5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  • Помощник руководителя;
  • Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

  • прием входящих звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
  • экспертиза ценности документов и их сортировка;
  • хранение ценных бумаг;
  • ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

  • право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
  • право заверять собственной подписью некоторые документы;
  • право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
  • право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме. В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.

Читайте также:  О призывном возрасте: до скольки лет призывают в армию

(8

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Образец должностной инструкции секретаря

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

  1. Общие положения

     1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

     1.2. На должность секретаря назначается лицо,  имеющее  начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или  среднее  (полное)  общее  образование  и  специальную  подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

     1.3. Назначение   на   должность   секретаря  и  освобождение  от  нее производится   приказом   директора    предприятия    по    представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

     1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

………………………………………………………………………………………………………
(предприятия, структурного подразделения)

     1.5.

Секретарь должен знать: — постановления,  распоряжения,  приказы,   другие   руководящие   и нормативные документы   вышестоящих   и   других   органов,    касающиеся деятельности предприятия; — положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; — структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; — устав предприятия; — схемы документооборота; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — системы организации контроля исполнения документов; — методы оформления и обработки документов; — машинопись; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; — основы этики и эстетики; — правила делового общения; — оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

Обратите внимание

— основы организации труда.

     1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное  в  установленном порядке, которое приобретает  соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

      Секретарь: — осуществляет  работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; — принимает   корреспонденцию,  поступающую    на    рассмотрение    руководителя, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением   в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; — ведет   делопроизводство,   выполняет   различные   операции  с применением организационной техники,  предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений; — принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; — подготавливает  документы  и материалы,  необходимые для работы руководителя; — следит   за   своевременным   рассмотрением   и  представлением структурными подразделениями  и  конкретными  исполнителями   документов, передаваемых руководителю   на   подпись; — проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; — передает    и   принимает   информацию   по приемно-переговорным устройствам, организует   проведение  телефонных  переговоров  руководителя, записывает в его  отсутствие  полученную по каналам связи  информацию  и  доводит  до  его сведения ее    содержание; — по  поручению руководителя составляет письма,  запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем; — выполняет работу по подготовке заседаний  и  совещаний, проводимых руководителем   (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; — осуществляет  контроль  над исполнением работниками предприятия изданных приказов  и  распоряжений,  а  также   за   соблюдением   сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; — ведет контрольно-регистрационную картотеку; — обеспечивает  рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; — печатает  по  указанию   руководителя   служебные   материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных; — организует  прием   посетителей,   содействует   оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; — формирует дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

— выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

     3. Права секретаря

     Секретарь имеет право: — знакомиться   с   проектами  решений  руководства  предприятия,  касающимися его деятельности; — вносить на  рассмотрение   руководства    предложения   по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей; — запрашивать лично или по поручению руководства  предприятия  от структурных подразделений   и   специалистов   информацию   и  документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; — требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

     Секретарь несет ответственность: — за последствия принятых им решений, выходящих  за  пределы  его  полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом  предприятия,  иными нормативными правовыми актами; — за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; — за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения  —  в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

— за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

Помогите другим людям найти этот образец должностной инструкции секретаря. Поделитесь им в социальных сетях.

Источник: http://alfa-form.ru/index.php/dolzhn-instruktsia/124-obrazets-dolzhnostnoj-instruktsii-sekretarya/

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции.

Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях.

Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше.

Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами.

Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции.

Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше.

При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе.

В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде.

Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы.

Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией.

Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет.

Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Должностная инструкция секретаря — образец

Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать. 

Читайте также:  Как выключить мобильный банк сбербанк, убираем услугу через телефон

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря-референта — в чем отличие?

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Сразу надо отметить, что секретари бывают разные.

Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами.

В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.

Некоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 году. Согласно этому документу, секретарь руководителя:

  • занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя;
  • ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям;
  • следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались;
  • передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию;
  • организовывает переговоры по телефону;
  • в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя;
  • ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы;
  • организует прием посетителей и т. д.

В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис-менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Скачать форму должностной инструкции

Оформление должностной инструкции секретаря, как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6.30-2003. По его нормам в этом документе должны присутствовать:

  • название учреждения, для которого разработан документ;
  • название документа («Должностная инструкция»);
  • указание даты разработки и составления;
  • номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации;
  • указание места, где было произведено составление;
  • отметка об утверждении;
  • собственно заголовок и текст инструкции;
  • отметка о том, есть ли приложения;
  • отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения).

Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте.

Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?

В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к.

референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности.

Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.

Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.

Должностная инструкция секретаря-референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:

  • подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
  • составление докладов по требуемым темам;
  • консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.

Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).

Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.

Источник: https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_sekretarya_obrazec/

Как составить идеальную должностную инструкцию секретаря

Что включить в должностную инструкцию секретаря, чтобы она учитывала и специфику компании, и требования профстандарта секретаря.

Как применять профстандарт для должностной инструкции секретаря

Для секретарей профстандарт утвержден приказом Минтруда от 6 мая 2015 г. № 276н. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Сейчас закон не обязывает компании применять требования профстандарта (ст. 195.3 ТК РФ). Но профстандарт может существенно облегчить разработку должностной инструкции секретаря.

С помощью профстандарта вы определите требования к квалификации секретаря с учетом особенностей трудовой функции. Берите выборочно любые разделы. Например, возьмите для должностной инструкции секретаря только описание трудовой функции или необходимых знаний и умений.

Берите из профстандарта наименование должности — секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя и т. п. Используйте их при составлении должностной инструкции секретаря. О том, как составить должностную инструкцию делопроизводителя, читайте в статье «Должностная инструкция делопроизводителя».

Скачайте документы по теме

Подробнее о применении профстандартов читайте в статье «Год с профстандартами. В чем заблуждались кадровики и эксперты».

С чего начать должностные инструкции секретаря

В законе нет порядка, как составить должностную инструкцию секретаря, что в ней должно быть, как ее утвердить и ввести в действие. Компания вправе определить такой порядок самостоятельно. И закрепить в локальном нормативном акте.

Начните оформление инструкции с наименования компании. Отведите поле для грифа «Утверждаю». Ниже проставьте наименование вида документа — должностная инструкция секретаря. Присвойте ей номер. Укажите место составления инструкции и дату.

Инструкцию оформите как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6).

Например, ваша компания утвердила должностную инструкцию секретаря приказом директора как отдельный документ. Тогда надо ознакомить работника с инструкцией под роспись.

Справка

В разделе «Общие положения» напишите название должности по штатному расписанию (п. 1.1 на образце ниже). Далее:

  1. укажите порядок, в котором секретарь назначается или освобождается от должности (п. 1.2 должностной инструкции секретаря);
  2. включите требования к образованию и квалификации сотрудника. Возьмите  их из профстандарта (п. 1.

    3 на образце ниже);

  3. перечислите, какими документами должен руководствоваться секретарь. Что должен знать (п. 1. 3 и 1.4);
  4. укажите, кому подчиняется секретарь (п. 1.6);
  5. кто его замещает на время отсутствия (п. 1.

    7 должностная инструкция секретаря образец ниже).

Перечислите конкретные задачи, которые возлагаются на секретаря. Укажите форму его участия: принимает, организовывает, обеспечивает, выполняет и т. д. При подготовке этого раздела должностной инструкции секретаря используйте профстандарт. В нем есть подробное  описание трудовой функции.

В разделе «Права» перечислите, что вправе делать секретарь при исполнении своих должностных обязанностей. Например, знакомиться, сообщать, требовать, запрашивать и т. д. Укажите это в должностной инструкции секретаря (образец ниже).

В разделе «Ответственность» перечислите конкретные виды ответственности, которые грозят секретарю при исполнении должностных обязанностей. Например, ответственность за их ненадлежащее исполнение или неисполнение, за материальный ущерб и др. Впишите это в должностную инструкцию секретаря (образец ниже).

Важно

В разделе «Порядок пересмотра» укажите, как часто и в каких случаях надо пересматривать должностную инструкцию секретаря. Законом такой порядок не урегулирован. Кроме этого впишите в этот раздел, как ознакомить сотрудника с внесенными изменениями.

Если инструкция  самостоятельный документ, а изменения затрагивают обязательные условия трудового договора, получите согласие сотрудника. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. И только после этого внесите изменения в должностную инструкцию секретаря.

Подробнее о том, какие обязательные разделы должны быть в инструкции, читайте в статье «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам».

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384819-idealnaya-doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-17-m9

Должностная инструкция и обязанности секретаря

Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей.

Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.

В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.

Общие положения

В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.

Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.

Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:

  • быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
  • иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
  • знать структурную классификацию компании по подразделениям;
  • владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
  • иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
  • обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
  • проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
  • уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
  • знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
  • иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
  • владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.

Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.

В случае вынужденного отсутствия данного сотрудника его полномочия могут быть переданы другому исполнителю, временно назначенному на должность внутренним приказом по предприятию.

Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:

  • вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
  • принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
  • принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
  • готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
  • проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
  • обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
  • по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
  • проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
  • ведет регистрационную деятельность;
  • контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
  • создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
  • формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
  • выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.

Основные права:

Читайте так же:   Выпускающий редактор: обязанности и должностная инструкция

  • выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
  • не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
  • требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
  • иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
  • выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
  • ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
  • требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.

Ответственность

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

  • осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
  • собственные решения и поступки;
  • несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
  • несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
  • некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
  • причинение материальных убытков организации;
  • несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
  • пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

Условия работы

Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.

Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.

В зависимости от специфики деятельности компании руководство правомочно включить дополнительные пункты, регламентирующие служебную деятельность секретаря.

В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.

Прочее

На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.

Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.

Образец типовой инструкции

Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.

Особенности

В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

Читайте так же:   Особенности работы зоотехником: зарплата, обязанности

Референт

Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи:

  • подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
  • проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
  • принимать посетителей;
  • вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
  • оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.

Судебного заседания

Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции:

  • подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
  • ведение письменного протокола;
  • составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
  • оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.

Делопроизводитель

Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности:

  • ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
  • контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
  • обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
  • выполнение иностранных переводов;
  • частичное совмещение функций архивариуса.

Офис-менеджер

Офис-менеджер — это секретарь более широкого профиля. Помимо стандартных обязанностей он должен:

  • тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
  • распределять входящие бумаги и документы;
  • отправлять исходящие распоряжения;
  • вести протоколы собраний и заседаний;
  • оформлять доверенности о материальной ответственности;
  • принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
  • координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.

Руководителя

Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:

  • проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
  • принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
  • предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
  • по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
  • обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
  • организует процесс приема посетителей;
  • формирует внутренние дела компании;
  • в совершенстве владеет персональной оргтехникой.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar.html

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.

В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.

В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Согласно должностной документации, секретарь обязан:

  1. Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
  2. Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
  3. Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
  4. Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
  5. Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
  6. Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
  7. Выполнять поиск необходимой документации.
  8. Вести учет данных картотеки.

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:

  1. Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
  2. Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
  3. Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
  4. Обеспечивает нумерацию технической документации.
  5. Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
  6. Занимается копированием типовой документации.
  7. Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.

Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.

При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:

  1. Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
  2. Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
  3. Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
  4. Подготавливает исполнительные листы.
  5. Оформляет списание документов и исполнительных актов.
  6. Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
  7. Сотрудничает с коллекторской компанией.

Типовая должностная инструкция секретаря – образец

Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:

Должностная инструкция секретаря

Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:

  1. Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
  2. Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
  3. Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
  4. Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
  5. Ведение типовой документации, порученной документоведу.

Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении

Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.

Согласно инструкции, документовед обязан:

  1. Заниматься организацией мероприятий.
  2. Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
  3. Вести соответствующую документацию.
  4. Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.

Должностная инструкция секретаря в детском саду

Обязанности секретаря в детском саду:

  1. Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
  2. Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
  3. Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
  4. Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
  5. Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
  6. Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.

Должностная инструкция секретаря директора колледжа

Обязанности секретаря директора:

  1. Распределение типовой корреспонденции.
  2. Взаимодействие с директором колледжа.
  3. Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
  4. Выполнение личных поручений директора.
  5. Осуществление функций документоведа в полном объеме.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(5

Источник: https://atc-assist.ru/zakon/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya-sekretarya.html

Ссылка на основную публикацию